Övergripande information
Styrelsen har det övergripande ansvaret för den verksamhet som bedrivs i bolaget och koncernen och beslutar bland annat om bolagets organisation, ledning, strategi, ramar och mål. Styrelsen fastställer riktlinjer för bolagets verksamhet.
Styrelsen ansvarar vidare för uppföljning och utvärdering av bolagets verksamhet utifrån de av styrelsen satta strategierna, målen och riktlinjerna. Styrelsens ordförande organiserar och leder styrelsens arbete och kallar bland annat till styrelsesammanträden, beslutar om agendan och bereder ärenden för styrelsesammanträdena efter samråd med verkställande direktören.
Styrelseledamöterna utses av aktieägarna vid årsstämman med en mandattid på ett år, till slutet av nästkommande årsstämma. I enlighet med Koden utsågs även styrelsens ordförande av årsstämman 2008. Vid årsstämman 2008 utsågs fem styrelseledamöter. Styrelsens sammansättning och uppgifter om ledamöterna framgår av presentationen på sidan 59 i årsredovisningen. Ersättning till styrelsen
framgår av not 6.
Samtliga ledamöter anses oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Med undantag för ordförande Staffan Persson, som inte anses oberoende i förhållande till aktieägaren Zimbrine Holding BV, anses alla ledamöter vara oberoende i förhållande till större aktieägare i bolaget. Verkställande direktören är inte styrelseledamot, men deltar vid alla sammanträden utom i ärenden där hinder
på grund av jäv föreligger såsom då verkställande direktörens arbete ska utvärderas. Även andra tjänstemän deltar i styrelsens sammanträden när så krävs för att tillhandahålla styrelsen information eller på anmodan från styrelsen eller verkställande direktören.
Styrelsen har under året genomfört sexton protokollförda sammanträden, varav ett konstituerande och fyra per capsulam.Vid styrelsemötena följs en i förväg godkänd agenda. Agenda och bakgrundsmaterial distribueras till ledamöterna inför varje styrelsemöte. Beslut i styrelsen fattas efter en öppen och konstruktiv diskussion som leds av ordföranden. För att styrelsen ska vara beslutsför måste mer än hälften av ledamöterna vara närvarande. Under året har ingen avvikande ståndpunkt i någon beslutsfråga tagits till protokollet. Väsentliga frågor som har avhandlats under året är bland annat:
• Organisation och strategisk inriktning för koncernens
verksamhet, inklusive IT-strategi och struktur
• Budget och budgetuppföljning, kapitalstruktur och finansiella mål
• Ny grafisk profil
• Nya lagar och regler, inklusive MiFID, Reg NMS, Koden
m.m.
• Kontinuerlig uppföljning av verksamhetens utveckling med avseende på bland annat kundtillströmning och lönsamhet per kund, personal, resultat, strategi och risker
• Kostnadskontroll
• Policies och instruktioner
• Ersättning till verkställande direktör och andra ledande befattningshavare
• Kort- och långsiktiga incitamentsprogram
• Delårsrapporter och årsredovisning
• Uppföljning av intern och extern revision samt koncernens complianceverksamhet, inklusive finansinspektionens platsbesök
• Utvärdering av styrelsens och verkställande direktörens arbete
• Samtal med motpart angående möjliga former av samarbeten
• Koncernens risker och riskhantering
• Intern kontroll
Närvaro vid styrelsemöten
Styrelsemöten har hållits den 5 och 8 februari, 16 mars, 4 och 21 april (plus ett konstituerande), 18 maj, 25 juni, 18 juli, 8 september, 17 oktober och 9 december 2008. Härutöver har per capsulam-möten hållits den 30 januari, 7 mars, 30 juni och
28 oktober 2008. Vid alla mötena har samtliga ledamöter
närvarat, förutom vid mötet den 8 september 2008 då Hans Karlsson inte närvarade.
Styrnings- och rapporteringsprinciper
Styrelsen tillämpar en arbetsordning som innehåller regler och riktlinjer för arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör, samt instruktioner om form och innehåll för styrelsens sammanträden. Detta grunddokument revideras
årligen. Styrelsens arbetsordning reglerar styrelsens arbete och behandlar följande områden:
• Sammanträden: konstituerande styrelsemöte, årlig sammanträdesfrekvens,
villkor för extra sammanträden, rutiner för bestämning av tidpunkt och kallelse
• Föredragningslista: Fastställande och distribution
• Ärenden som behandlas vid ordinarie respektive konstituerande
styrelsemöte
• Rutiner för löpande rapporter och annan information till styrelse och revisorer
• Arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör
• Beslutsförhet och närvaro
• Förfarande vid protokollskrivning
• Jävsfrågor och övriga frågor
• Utskottsarbete: procedurer för inrättande av respektive
arbetsuppgifter och beslutanderätt för ersättnings- och/
eller revisionsutskott (se vidare nedan)
• Process för styrelse- och VD-utvärdering (se vidare
nedan)
• Internrevision
Därutöver följer verkställande direktören instruktioner som reglerar skyldigheter och befogenheter beträffande Neonets löpande verksamhet. VD-instruktionen revideras och fastställs årligen, och den gällande fastställdes av styrelsen på det konstituerande styrelsemötet den 21 april 2008. Verkställande direktören tar fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten, föredrar ärendena och motiverar förslag till beslut. Verkställande direktören förser även styrelseledamöterna med en skriftlig rapport en gång per månad. Rapporten innehåller bland annat information om koncernens verksamhet och affärsläge, den senaste månadens resultat med kommentarer till budgetavvikelser, samt
medarbetarsituation. Verkställande direktören leder koncernens och koncernledningens dagliga arbete. Ledningsgruppens sammansättning framgår av sidan 58 i årsredovisningen.
Utvärdering av styrelsens och verkställande direktörens arbete
Styrelseordföranden initierar minst en gång per år en utvärdering av styrelsens och verkställande direktörens arbete via formulär och enskilda samtal. Utvärderingen sammanställs, redovisas för samt diskuteras med hela styrelsen. Ingen från
bolagsledningen närvarar i utvärderingsprocessen. Resultatet av utvärderingen redovisas i relevanta delar för valberedningen.